Las empresas generalmente nos llaman para asesoría en el licenciamiento de software cuando ya tienen una auditoría en proceso o cuando detectan que los problemas en sus políticas de administración de licencias de software les han traído problemas en la seguridad y privacidad de sus datos.
Como en todo, lo mejor es la prevención.
Contar con un correcto contrato de licenciamiento de software no es una tarea sencilla, requiere una serie de pasos y análisis previos; se debe saber las aplicaciones que son necesarias para su operación, los servicios básicos de soporte que requiere de su proveedor, realizar una planeación del desarrollo y crecimiento de su personal e infraestructura de cómputo son algunos de los elementos a considerar.
De manera muy importante hay que considerar una política estricta de derechos para usuarios que puedan implementar aplicaciones, en otras palabras, que no cualquiera tenga permitido instalar software.
Cuando en Integrisys hemos realizado revisiones de software instalado en empresas, invariablemente nos hemos encontrado con instalaciones no planeadas de aplicaciones e incluso sistemas operativos de servidor que algunos usuarios con iniciativa (creemos que sin malicia) ha instalado.
Salvo que en los términos comerciales de la aplicación que se está instalando indique claramente que es una aplicación gratuita, todo software tendría que llevar un costo de licenciamiento, y cuando alguna instancia de validación de derechos de autor ya sea especializada en software o de forma general realiza una auditoría, automáticamente estas aplicaciones generan un costo de legalización que en ocasiones, puede ser muy alto.
No todo queda en el costo del licenciamiento, porque si el déficit no es tan costoso y la empresa tiene la liquidez para pagarlo, simplemente se compra la licencia, sin embargo, en ocasiones hay costos que no son fáciles de medir, tales como las fugas de información, recibir un malware que secuestre la información de nuestros equipos de cómputo o servidores o, en términos de productividad, que las aplicaciones con las que opera la empresa sean lentas o poco estables y con ello provocan que el retrabajo se incremente y la gente sea poco productiva.
En Integrisys asesoramos a nuestros clientes para definir el tipo de contrato que en términos de necesidades del negocio es el que requieren, además de considerar la planeación del crecimiento y desarrollo; les ayudamos a crear las políticas para la instalación de aplicaciones, y la definición de los administradores.
Algo sobre lo que se han orientado ahora las empresas es utilizar servicios en la nube.
El software en la nube es mucho más estable, requiere menos actividades de administración, la gestión del soporte es más sencilla y es una suscripción, esto significa que ya no se adquiere un activo y el gasto completo se deduce de impuestos, característica que les gusta mucho a los contadores cuando el flujo de efectivo y la liquidez es suficiente.
Nuestra sugerencia siempre es la correcta planeación para que no llegue el caso en que nos sorprendan “con los dedos en la puerta”.
Tanto en la prevención como en la regularización de un déficit, en Integrisys hemos apoyado correctamente a varios de los que ahora son nuestros clientes con relaciones de largo plazo.
